ARKID è una soluzione modulare per la gestione sia di documenti digitalizzati sia di documenti cartacei organizzati in documenti,  fascicoli e raccoglitori.

La tecnologia RFID fornisce un supporto senza precedenti quando applicata alla gestione di pratiche cartacee.

L'applicazione di una etichetta RFID alle pratiche amministrativi consente di automatizzare la loro ricerca, di effettuare automaticamente la registrazione del prelievo/restituzione e di mantenere traccia dei vari spostamenti tra uffici e depositi.

CARTA:

• Smarrimento e/o difficile reperibilità dei documenti all’interno della struttura di competenza
• Elevata probabilità di commettere errori nella distribuzione delle pratiche ai diversi impiegati
• Difficoltà nel tracciare il “movimento” di una pratica e nel ricavare informazioni statistiche sulla diverse fasi di lavorazione

DOCUMENTO DIGITALE:

• Razionalizzazione del flusso procedurale
• Accelerazione dei processi lavorativi
• Facile reperibilità di informazioni statistiche e maggiore trasparenza verso l’utente

CARTA + DOCUMENTO DIGITALE: LA VERA SOLUZIONE

Adozione di una strategia mista di gestione dei documenti tramite Tecnologia RFID, che sia di supporto ad una gestione digitale dell’informazione

OBIETTIVI:

• Tracciabilità dei documenti
• Ricerca delle pratiche amministrative
• Ottimizzazione flussi documentali

ARCHITETTURA LOGICA

ANALISI DEL WORKFLOW. UN ESEMPIO:

Le tipologie assegnate possono essere diverse. L’assegnazione della tipologia implicherà il PERCORSO che il DOCUMENTO dovrà seguire:

Esempio del percorso che un documento dovrà seguire:

Workflow ricevimento documenti e stoccaggio fisico.

Workflow recupero e spedizione documenti in originale cartaceo.

Workflow rientro documenti in originale cartaceo.

Moduli ARKID: Digitalizzazione documenti

Moduli ARKID: Archiviazione Fisica Documenti.

ARKID: Infrastruttura tecnologica

Infrastruttura RFID

FULL PASSIVE:

modulo RFID UHF-HF passivo. Etichette a basso costo su ogni faldone e infrastruttura varchi e lettori di prossimità su scrivanie e armadi. Permette di identificare ogni singolo faldone e tracciare prelievi, utilizzi, restituzioni in modo semplice e automatico.

Benefici Quantitativi

• Percentuale recupero documenti al 100%
• Recupero degli spazi riservati all’archiviazione documenti con affidamento anche a terzi.
• Richieste di recupero del documento fisico mirate sul documento con conseguente drastica riduzione delle ricerche infruttuose.
• Maggior numero di ricerche effettuabili in modalità WEB rispetto al sistema tradizionale
• Progressiva eliminazione del flusso cartaceo (es. ricerca su internet vs. ricerca biblioteca)
• Gestione fisica dell’originale con tecnologia RFID
• Velocizzazione generale del processo di analisi e recupero del documento, con workflow fisico gestito da RFID

Benefici Qualitativi

• Sistema di ricerca sempre disponibile via WEB (VPN-Intranet)
• Sistema usabile direttamente dall’utente con stampa del documento richiesto.
• Ricerca del documento multi criterio per contenuti e non per contenitore e immediata visualizzazione via WEB.
• Eliminazione richieste per recupero documento per analisi (Compilazione richiesta, Invio Fax, Ricerca fisica e Reinvio via Fax) effettuate direttamente dall’utente via WEB.
• Abbattimento delle ricerche infruttuose.
• Richiesta del documento fisico solo per eccezione (es. Controllo degli enti preposti...).
• Tracciabilità e rintracciabilità fisica del documento originale con tecnologia RFID
• Identificazione univoca dei fascicoli (0% errori/perdite/furti)